General Administration Manager PT Xpert Teknologi Inovasi

Tanggung Jawab Utama

1. Kepatuhan & Keamanan

• Memastikan seluruh kegiatan di kantor dan fasilitas berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan, regulasi pemerintah, serta standar keselamatan kerja.

• Menjaga dokumen legal dan perizinan operasional kantor tetap terkini dan lengkap.

• Mewakili perusahaan dalam proses audit, inspeksi, maupun prosedur darurat, serta menindaklanjuti hasil temuan dengan tindakan yang diperlukan.

2. Manajemen Tim & Pengawasan Operasional

• Memimpin dan membina tim General Affair/Admin serta staf pendukung kantor seperti sopir, petugas kebersihan, satpam, dan kurir.

• Menyusun jadwal kerja, memberikan pelatihan, serta melakukan evaluasi kinerja tim.

• Terjun langsung memberikan dukungan operasional jika dibutuhkan untuk menjaga kelancaran dan mutu layanan.

3. Operasional Kantor & Fasilitas

• Mengawasi kegiatan harian di lingkungan kantor dan fasilitasnya, termasuk kebersihan, perawatan, dan kelayakan fasilitas.

• Berkoordinasi dengan pengelola gedung untuk menangani masalah terkait fasilitas.

• Memastikan pelaksanaan layanan rutin seperti pengendalian hama dan kebersihan kantor berjalan tepat waktu.

4. Layanan Dukungan Administratif

• Mengatur penyimpanan dan pengarsipan dokumen, baik fisik maupun digital, dengan rapi dan sistematis.

• Mengelola distribusi surat masuk dan keluar serta layanan kurir.

• Memantau persediaan perlengkapan kantor agar selalu tersedia namun tetap efisien secara biaya.

5. Koordinasi Vendor & Pengadaan

• Menangani kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang terkait administrasi, berkoordinasi dengan tim Procurement.

• Memantau kontrak kerja sama dengan vendor serta memastikan kualitas layanan yang diberikan.

• Bekerja sama dengan tim Keuangan untuk memastikan kelancaran proses pembayaran dan penagihan.

6. Pengelolaan Anggaran & Biaya

• Menyusun dan mengelola anggaran General Affair, termasuk pemantauan dan pelaporan bulanan.

• Mengidentifikasi peluang penghematan biaya tanpa mengurangi kualitas layanan atau standar keselamatan.

7. Dukungan Perjalanan Dinas & Kegiatan Perusahaan

• Mengatur kebutuhan perjalanan dinas karyawan, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dan transportasi.

• Mengelola penggunaan kendaraan dinas perusahaan serta penjadwalan sopir.

• Mendukung perencanaan dan pelaksanaan kegiatan internal seperti rapat, acara perusahaan, atau gathering.

Kualifikasi yang Diperlukan

• Minimal lulusan D3 atau S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, atau jurusan terkait.

• Berpengalaman minimal 5 tahun di bidang General Affair, administrasi kantor, atau pengelolaan fasilitas, termasuk 2 tahun dalam posisi supervisor atau asisten manajer.

• Memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik serta mampu menangani operasional harian secara efisien sambil memastikan kepatuhan dan pengendalian biaya.

• Terbiasa menangani kerja sama dengan vendor, mengelola kontrak, serta proses pengadaan barang dan jasa.

• Memiliki kemampuan organisasi, pemecahan masalah, dan komunikasi interpersonal yang baik.

• Mampu mengerjakan banyak tugas sekaligus dan bekerja di bawah tekanan dalam lingkungan kerja yang dinamis.

• Menguasai Microsoft Office (terutama Excel, Word, dan Outlook) serta nyaman menggunakan alat digital untuk pengarsipan, pelaporan, dan inventaris.

• Memahami proses manajemen gedung, standar keselamatan kerja, dan pengelolaan aset perusahaan merupakan nilai tambah.

• Memiliki kemampuan dasar berbahasa Inggris menjadi keunggulan tambahan.

Jika Anda memiliki semangat kerja tinggi, kepedulian terhadap detail, serta keahlian dalam mengelola operasional kantor secara menyeluruh, inilah saat yang tepat untuk bergabung dan tumbuh bersama tim kami. Kirimkan lamaran Anda dan wujudkan karier yang lebih profesional dan bermakna bersama kami!