ASSISSTANT TO DIRECTOR PT Kavana Karya Indonesia

Tanggung Jawab Pekerjaan:

1. Mengatur jadwal direktur, termasuk mengoordinasikan pertemuan, janji, dan acara agar waktu direktur tertata dengan efisien dan siap untuk setiap kegiatan.

2. Menjadi kontak utama untuk komunikasi direktur dengan menyaring dan memprioritaskan telepon, email, dan pesan lain, serta membantu menyusun dan membalas pesan dengan tetap menjaga profesionalisme dan kerahasiaan.

3. Menyiapkan perjalanan dinas atau pribadi direktur, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, transportasi, dan menyusun rencana perjalanan sesuai preferensi direktur.

4. Mengatur pertemuan internal dan eksternal, mulai dari penjadwalan, pengiriman undangan, penyusunan agenda, hingga persiapan ruang rapat, peralatan, dan konsumsi jika diperlukan.

5. Membantu penyusunan dan pengelolaan dokumen seperti laporan, presentasi, memo, serta memastikan arsip rapi dan mudah diakses.

6. Memberikan dukungan administratif harian seperti pengelolaan pengeluaran, pemrosesan invoice, hingga memastikan kelancaran operasional kantor direktur.

7. Mendukung berbagai proyek direktur dengan melakukan riset, mengumpulkan informasi, menyiapkan materi, dan dukungan logistik lainnya.

8. Menjaga kerahasiaan dan bersikap bijak terhadap informasi sensitif yang berkaitan dengan pekerjaan maupun urusan pribadi direktur.

9. Menjalin hubungan positif dengan rekan kerja, klien, vendor, dan pihak eksternal lain dengan profesional dan efektif.

10. Siap beradaptasi dengan prioritas dan tuntutan yang berubah, mampu multitasking, dan menyelesaikan tantangan dengan sigap.

Selain itu, terlibat juga dalam kegiatan operasional seperti kunjungan lapangan, wawancara langsung untuk mendapatkan informasi akurat, menganalisis kondisi dan data untuk membantu pengambilan keputusan, serta menyusun laporan yang mudah dipahami oleh direksi. Harus mampu berkoordinasi lintas level sebagai penghubung internal dan eksternal, memeriksa kondisi di lapangan, dan menyampaikan laporan kepada direksi.

Persyaratan:

• Minimal lulusan D3 Sekretaris atau setara.

• Memiliki pengalaman minimal 5 tahun sebagai Sekretaris/Asisten Direktur.

• Memiliki integritas, loyalitas, dan dapat dipercaya.

• Mampu bekerja sama dalam tim, memiliki orientasi layanan, dan inisiatif tinggi.

• Siap sedia kapan pun dibutuhkan.

• Berpengalaman dalam mencatat rapat dan mengelola administrasi kantor.

• Menguasai Microsoft Office dan mengikuti perkembangan teknologi untuk mendukung direksi.

• Memahami tata kelola perusahaan dan kepatuhan hukum.

• Mampu mengoperasikan perangkat teknis seperti laptop, proyektor, dan lainnya.

Jika Anda merasa memiliki kualifikasi yang sesuai, motivasi yang tinggi, dan siap menjadi bagian penting dari tim profesional, segera kirimkan lamaran Anda sekarang juga dan raih kesempatan berkarier bersama kami!