Administrative Analyst PT Louis Dreyfus Company Indonesia

Deskripsi Pekerjaan: Administration & General Affairs Officer

Manajemen Kantor dan Perlengkapan
Bertanggung jawab dalam mengatur dan mengelola seluruh kebutuhan kantor, termasuk alat tulis, camilan, minuman, serta perlengkapan kebersihan. Memastikan proses pengadaan berjalan efisien dan ketersediaan stok selalu terpantau agar tidak terjadi kekurangan. Menyusun catatan inventaris dengan rapi serta memastikan pengisian ulang dilakukan tepat waktu.

Administrasi Anggaran dan Keuangan
Melakukan analisis antara anggaran General Affairs (GA) dengan realisasi penggunaannya. Menjaga saldo kas kecil tetap mencukupi dan memastikan seluruh pengeluaran tercatat dengan akurat. Menyusun laporan berkala yang berkaitan dengan pengeluaran dan pemanfaatan anggaran GA untuk memastikan efisiensi serta transparansi keuangan.

Dukungan untuk Ekspatriat
Mengelola seluruh perizinan ekspatriat dan memastikan proses perpanjangan berjalan tepat waktu sesuai peraturan yang berlaku. Berkoordinasi dengan agen terkait untuk kelancaran administrasi dan menjaga kepatuhan terhadap kebijakan imigrasi. Memastikan seluruh dokumen ekspatriat tersimpan dengan aman dan selalu diperbarui.

Manajemen Proyek dan Fasilitas
Berpartisipasi dalam proyek renovasi dan perbaikan kantor dengan memperhatikan kualitas, efisiensi biaya, dan ketepatan waktu penyelesaian. Mengawasi kondisi ruang kerja agar tetap bersih, aman, dan nyaman, termasuk pengendalian hama serta pengaturan meja kerja yang ergonomis. Mengawasi area resepsionis agar tetap profesional dan menciptakan kesan positif bagi tamu maupun karyawan.

Dukungan untuk Eksekutif
Memberikan dukungan administratif kepada Country Head, termasuk penjadwalan rapat, pengaturan pertemuan, serta kebutuhan administratif lainnya. Menangani proses reimbursement, klaim medis, dan pengajuan biaya perjalanan dinas dengan cepat serta sesuai prosedur perusahaan.

Manajemen Vendor dan Outsourcing
Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kinerja vendor seperti jasa kebersihan, pengendalian hama, dan manajemen gedung. Mengelola tim asisten kantor serta tenaga outsourcing untuk memastikan mutu layanan tetap tinggi dan sesuai dengan standar perusahaan.

Acara dan Kegiatan Perusahaan
Merencanakan dan menyelenggarakan berbagai acara rutin maupun insidental perusahaan, seperti TGIF, outing, buka puasa bersama, rapat pemangku kepentingan, serta kegiatan korporat lainnya. Berkoordinasi dengan tim internal dan vendor untuk memastikan pelaksanaan acara berjalan lancar dan berkesan.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau jurusan terkait.

• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun dalam bidang administrasi kantor dan manajemen General Affairs.

• Berpengalaman dalam pengurusan izin ekspatriat serta berkoordinasi dengan instansi pemerintah atau agen terkait.

• Mampu berkomunikasi dengan sangat baik dalam Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan (wajib).

• Memiliki kemampuan analisis dan pengelolaan anggaran yang kuat.

• Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

• Teliti, terorganisir, dan mampu menangani berbagai prioritas pekerjaan secara bersamaan.

Pertanyaan dari Perusahaan:

• Berapa gaji bulanan yang kamu harapkan?

• Berapa lama pengalamanmu sebagai Administration Analyst?

• Berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk memberi tahu perusahaanmu saat ini?

• Apakah kamu bersedia melakukan perjalanan dinas jika dibutuhkan?

• Apakah kamu siap bekerja di luar jam kerja normal jika diperlukan (misalnya akhir pekan, malam hari, atau hari libur nasional)?

• Bahasa apa saja yang kamu kuasai dengan baik?

• Bagaimana kamu menilai kemampuan Bahasa Inggrismu?

• Berapa lama pengalamanmu sebagai Building Management Officer?

Jika kamu memiliki semangat tinggi, kemampuan manajerial yang baik, serta ingin berkembang di lingkungan kerja yang profesional dan dinamis, inilah kesempatanmu! Segera kirimkan lamaran terbaikmu dan bergabunglah bersama tim kami untuk menciptakan tempat kerja yang efisien, nyaman, dan penuh semangat!