Admin Assistant – Jakarta – WFO (contract based) (ID: 688112) PT. PERSOLKELLY Recruitment Indonesia

Deskripsi Pekerjaan:

Tugas Administratif

• Mengelola dan memelihara sistem pengarsipan untuk keperluan administrasi agar tetap rapi dan mudah diakses.

• Memperbarui serta memantau catatan cuti staf secara berkala.

• Mengawasi penggunaan kendaraan resmi kantor, termasuk melakukan pemesanan kendaraan bila diperlukan.

• Membantu pengaturan perjalanan dinas, seperti pemesanan tiket pesawat, transportasi, dan akomodasi bagi pejabat atau delegasi tamu.

• Mengatur jadwal perawatan dan pemolesan kendaraan dinas.

• Memelihara database penyedia layanan kantor seperti hotel, apartemen, dan vendor lainnya.

• Membantu persiapan acara resmi kantor seperti ASEAN Day, Family Day, dan kegiatan serupa.

• Mengatur proses pengarsipan dan pelacakan pengembalian pajak (VAT refund).

• Berkoordinasi dengan vendor terkait urusan pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan kantor.

Manajemen Inventaris dan Aset Tetap

• Membantu dalam pemantauan dan pembaruan daftar aset tetap serta inventaris kantor.

• Mengelola catatan persediaan minuman resmi, termasuk proses pembelian, penyimpanan, dan distribusi.

• Mengawasi pengelolaan alat tulis kantor oleh Office Assistant, mulai dari pembelian hingga pencatatan stok.

Tugas Tambahan

• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai kebutuhan operasional kantor.

Kualifikasi yang Dibutuhkan:

• Minimal lulusan S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Hubungan Internasional, atau bidang terkait.

• Memiliki pengalaman kerja 2–3 tahun di bidang administrasi atau dukungan kantor (pengalaman di lingkungan diplomatik atau internasional menjadi nilai tambah).

• Mampu berbahasa Inggris dengan baik, baik lisan maupun tulisan; kemampuan bahasa negara tuan rumah menjadi keunggulan tambahan.

• Terampil menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) dan peralatan kantor umum.

Pertanyaan dari Perusahaan:

• Berapa ekspektasi gaji pokok bulanan Anda?

• Apa kualifikasi pendidikan yang Anda miliki?

• Apakah Anda memiliki pengalaman di bidang administrasi?

• Produk Microsoft Office apa saja yang sudah Anda kuasai?

• Berapa tahun pengalaman Anda dalam bidang pengadaan barang/jasa (procurement)?

• Bahasa apa saja yang Anda kuasai dengan lancar?

• Bagaimana Anda menilai kemampuan bahasa Inggris Anda?

Jika Anda seseorang yang teliti, komunikatif, dan menyukai lingkungan kerja yang profesional, segera kirimkan lamaran Anda melalui tautan berikut: Formulir Lamaran dan jadilah bagian dari tim yang dinamis dan berintegritas tinggi!